Accueillir et intégrer un nouveau salarié en 5 étapes

L’intégration d’un nouveau salarié fait partie intégrante d’un processus de recrutement. Cette étape finale est cruciale pour le nouvel arrivant puisque ces premiers moments vont lui permettre de bien s’acclimater à son nouveau travail, et ainsi d’épouser votre culture d’entreprise. Pourtant, d’après une étude publiée par le cabinet de recrutement Mercuri Urval, plus de 60% des entreprises ne disposent pas d’une procédure précise pour cette situation des plus courante. Revoyons en 5 étapes la méthodologie pour bien accueillir un nouveau collaborateur !

Après avoir pris du temps pour définir vos besoins, rédiger une annonce, la diffuser, trier les CVs et faire passer des entretiens, vous avez enfin trouvé la perle rare ! Il serait paradoxal d’échouer votre processus de recrutement à la dernière étape, surtout au vu de la facilité de celle-ci quant on y réfléchit en amont. En suivant nos conseils, soyez en sûre, le nouveau salarié sera à l’aise dans son nouvel environnement de travail.

Les différentes étapes d’un processus d’intégration d’un nouveau salarié

 

1) Lui prévoir un espace de travail digne de ce nom

processus-integration-salarieAvant l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans votre entreprise, vous devez vous assurer qu’il disposera de tout ce dont il a besoin pour accomplir ses missions : un bureau, un poste informatique, des identifiants informatiques, des logiciels (comme la suite Office par exemple) en fonction des besoins liés à sa profession

Il n’y a rien de plus fâcheux que d’avoir une nouvelle recrue apte à travailler mais qui ne le peut sous prétexte d’un oublie si élémentaire. Si votre entreprise dispose d’un service informatique prévoyant et efficace, on peut imaginer qu’il reste un poste informatique en réserve qui pourra répondre aux besoins de votre salarié. En quelques heures, le problème peut être solutionné. Mais dans le pire des cas, vous devrez passer une commande auprès d’un fournisseur, et vous allez ainsi devoir attendre plusieurs jours pour que votre collaborateur travaille dans de bonne conditions… On a connu plus professionnel.

 
  • Avant chaque recrutement, faites une analyse des besoins du poste en question et assurez vous que vous disposez du matériel nécessaire. Si ce n’est pas le cas, prenez les devants !
 

2) Prévenir les autres collaborateurs de l’arrivée d’un nouveau salarié

Afin d’éviter tout malentendu le jour J de l’arrivée du nouveau collaborateur, prévenez au minimum l’équipe à laquelle il va s’intégrer. Dans un grand groupe avec des centaines de salariés, tous les services n’ont pas forcément besoin de savoir qu’un nouvel assistant marketing va rejoindre l’entreprise par exemple. Par contre dans une PME d’une vingtaine d’individus, on peut imaginer un e-mail collectif ou un message sur l’outil de communication interne pour s’assurer que tout le monde soit au courant de l’intégration d’un nouvel élément.

Dans ce message, précisez clairement pourquoi ce nouveau collègue a été recruté et qu’elles vont être ses missions. Les autres collaborateurs pourront mieux comprendre son métier, et potentiellement anticiper ses besoins.

 
  • Exemple de message sur l’outil de communication interne d’une PME :
    Lundi 18 mars, #nomdevotreentreprise# aura le plaisir de compter un nouveau collaborateur ! Stéphane, assistant marketing, va intégrer le service communication et sera en charge de la gestion de notre site internet, du blog et des réseaux sociaux. Je compte sur vous pour bien l’accueillir 🙂
 

Ceci est un message plutôt informel pour une entreprise de petite ou de moyenne taille. A vous d’adapter le ton en fonction de votre situation.

3) Visite de l’entreprise et présentation des autres salariés

Avant de lancer le nouveau collaborateur dans ses missions, prenez le temps de lui faire visiter les locaux pour qu’il prenne connaissance de l’environnement dans lequel il va travailler. Cette petite visite va lui permettre de bien se repérer et de  localiser les lieux d’intérêts en dehors de son bureau (salle de réunion, cuisine, toilettes…). Pendant cette visite, profitez-en pour le présenter individuellement à l’ensemble des autres collaborateurs. Cette première rencontre sera l’occasion pour lui de mettre des noms et des métiers sur des visages. C’est à partir de ces échanges que le nouveau collaborateur va pouvoir anticiper avec qui il va avoir besoin d’être en contact, vers qui se tourner s’il a besoin d’informations sur un sujet précis…

4) Désigner un mentor en interne

mentor-interne-nouveau-salarieUne autre étape simple à mettre en place pour favoriser l’intégration d’un nouveau salarié est de lui désigner un tuteur professionnel qui va l’accompagner dans sa prise de poste. Il faut de préférence choisir quelqu’un de pédagogue, bienveillant, et qui a un minimum d’expérience dans l’entreprise pour aiguiller au mieux le nouvel élément.

Bien que cette étape soit simple à mettre en place, elle a plusieurs désavantages :

  • Elle nécessite de disposer déjà en interne d’une personne ressource dans le service du nouveau collaborateur
  • Et elle est chronophage pour le tuteur

A vous de juger si la personne a besoin d’un tuteur très présent ou non, cela dépend des postes et des profils.

 
  • Le saviez-vous : 4% des nouvelles recrues quittent leur job le premier jour. 22 % du turn-over surviendrait même dans les 45 premiers jours.
 

5) Fixer des points réguliers

entretien-salariesLa période d’intégration d’un nouveau salarié ne se limite pas uniquement aux premiers jours. Elle se prolonge même après la fin de la période d’essai. Dans un processus d’intégration, il faut donc avoir une vision moyen / long terme.

La principale difficulté au cours des premiers jours dans une entreprise est d’assimiler une quantité importante d’informations en un temps très limité. C’est ici que le tuteur professionnel intervient et s’assure que la nouvelle recrue a bien saisie ce qui lui a été demandé pour le bon déroulement de sa mission

Ces points réguliers sont l’occasion de discuter des incertitudes du salarié et de le guider dans la bonne direction.

Pour aller plus loin : personnaliser le processus d’intégration grâce au digital

Les tendances RH étant toujours plus tournées vers l’expérience collaborateur et le digital, il sera bientôt nécessaire d’étoffer le processus d’intégration d’une nouvelle recrue en prenant en compte ces deux aspects.

C’est ce que nous proposons chez Managerdetalents.com.

Notre solution basée sur l’intelligence artificielle et collaborative permet la création de “dream team” en entreprise. Les nouveaux collaborateurs sont intégrés à votre communauté Managerdetalents.com – qui est déjà composée de vos salariés actuels –  et se voient proposer des formations ou des profils internes à votre structure pour atteindre leurs objectifs. Une partie du processus d’intégration est ainsi digitalisé et automatisé, ce qui permet à la recrue d’appréhender plus aisément son nouvel environnement de travail.